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Stadt Unterschleißheim zieht in die Cloud
Als Teil der Metropolregion München Nord, eingebettet zwischen Isar und Amper, ist Unterschleißheim Heimat, in der es sich gleichermaßen leben und arbeiten lässt. Unterschleißheim ist die größte Kommune im Landkreis München und für etwa 30.000 Einwohnerinnen und Einwohner attraktiver Lebensmittelpunkt mit naturnahen Wohngebieten, einem breit gefächerten Freizeit- und Kulturangebot, Schulen und Senioreneinrichtungen.
Moderne Kommune bereitet sich auf die Digitalisierung der Verwaltung vor
Die Stadt Unterschleißheim verfügte über eine gewachsene IT-Infrastruktur mit Windows-Clients und zwei intern betriebenen Exchange-Servern. Der Aufwand für das Client Management und insgesamt die Administration der IT war sehr hoch. Darüber hinaus war das bisherige Lizenzierungsmodell mit einer dreijährigen Bindung in einem Enterprise Agreement-Vertrag wenig flexibel. Das war keine gute Ausgangsbasis für die angestrebte Steigerung der Agilität, um den Anforderungen an die Digitalisierung der Verwaltung gewachsen zu sein. Die Stadtverwaltung wollte moderner werden, flexibler und mobiler – und die IT muss dafür die Mittel liefern. Neben der Umstellung der IT stellte dabei das Mitnehmen der Beschäftigten bei dem anstehenden Veränderungsprozess die größte Herausforderung für das Projektteam dar.
„Das Arbeiten mit Microsoft Teams hilft uns im Rathaus gerade jetzt während der CoronaPandemie sehr, um die Kommunikation und Abstimmung bei den vielen kommunalen Projekten bestmöglich bewältigen zu können. Aber wir haben auch einen grundsätzlichen Mentalitätswechsel zur effizienten Nutzung von Videokonferenzen bei den Beschäftigten und externen Partnern erleben können. Auch ich nutze Teams gerne und schätze vor allem die Verfügbarkeit aller wichtigen Daten auf allen Geräten - auch auf dem Mobiltelefon.“
Sicherheit, Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz im Fokus
Die oberste Priorität bei der gesamten Umstellung der IT lag für die Stadt Unterschleißheim bei der Sicherheit. Neben der Sicherung der Endgeräte – auch um mobiles Arbeiten zu ermöglichen – stand insbesondere der Datenschutz im Vordergrund sowie verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen für die Erfüllung von Compliance- und Sicherheitsrichtlinien, beispielsweise der EU-DSGVO. Darüber hinaus wünschte sich die Kommune von der neuen IT-Infrastruktur mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz. Die Administration sollte durch moderne Konzepte, Automatisierung und verwaltungsweite Policies deutlich vereinfacht und bestimmte Aufgaben dadurch auch beschleunigt werden.
Sichere Arbeit und Kommunikation auch im Homeoffice bei reduziertem Aufwand
Schritt für Schritt vollzog die Stadt Unterschleißheim den Wechsel von einer relativ starren hin zu einer dynamischen Arbeitsumgebung. Zunächst wurden alle Clients auf Windows 10 umgestellt und parallel neue Laptops angeschafft. Das eingeführte Mobile Device Management (MDM) auf Basis von Microsoft Intune sorgt für Sicherheit in der Verwaltung sämtlicher mobilen Endgeräte wie Handys, Laptops, iPads sowie der sonstigen Windows-Clients und Server und außerdem dafür, dass die Software über Updates stets auf dem aktuellen Stand ist.
Anschließend ging es an die Umsetzung der Prozesse: Mit der Einführung von Microsoft 365 konnten die eigenen Exchange-Server durch Exchange Online abgelöst und die Postfächer umgezogen werden. Der Zugriff auf häufig genutzte interne Arbeitsunterlagen und Dokumente erfolgt nun unkompliziert über OneDrive und SharePoint. Datenbanken und File-Server mit Bürgerdaten verbleiben aus Datenschutzgründen sicher on-prem. Teams wird vollumfänglich als Collaboration-Plattform und zur Kommunikation genutzt. Unternehmensweite Policies und ein automatisiertes Client Lifecycle Management (CLM) sorgen dafür, dass sämtliche Geräte immer die aktuellen Patches inkl. neuer BIOS-Updates aufgespielt bekommen und neue Geräte innerhalb kürzester Zeit in Betrieb genommen werden können. Das reduziert den Aufwand für die Administration enorm. Laut IT-Leiter Christian Brenner steht heute ein neuer mobiler Arbeitsplatz in weniger als einer Stunde. Auch der Aufwand für den Wechsel von Geräten – beispielsweise Diensthandys – habe sich mittlerweile halbiert.
Ein weiterer wichtiger Schritt war die Überführung des Enterprise-Agreement-Lizenzmodells in das CloudSolution-Provider-Modell (CSP). Neue Lizenzen können so ganz einfach im abtis-Store nach Bedarf tagesaktuell hinzugebucht oder wieder abgemeldet werden. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch günstiger als die bisherige Lösung.
Heute ist die Hälfte aller Clients mobil, die Kommunikation und die Arbeit mit sicherem Zugriff auf alle benötigten Daten im Home-Office oder von unterwegs aus selbstverständlich. Zugleich hat sich der Aufwand für die Administration deutlich reduziert. Die anfängliche Skepsis gegenüber den neuen Arbeitsmethoden hat sich bei den Beschäftigten inzwischen aufgelöst, da sie deren Mehrwert und die Zeitersparnis schnell erkannt haben. Der nächste Schritt auf der Wunschliste der Kommune ist die Einführung von Windows Hello, erweitert um die Multi-FaktorAuthentifizierung (MFA), um mittels PIN, Gesichtserkennung oder Fingerabdruck bzw. einer Kombination aus mehreren Authentifizierungsmöglichkeiten, sicher auf sämtliche Windows-10-Geräte zugreifen zu können, ohne sich Passwörter merken zu müssen.
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