Telefonieren mit Microsoft Teams
Auch aus dem Home Office
abtis GmbH / 08. November 2020
Was geschah bisher?
Insbesondere durch COVID-19 hat sich sehr schnell die Anforderungen ergeben, dass Mitarbeiter/innen von zuhause aus arbeiten sollen oder gar müssen. Denn um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren geht es immer häufiger ins Home Office anstatt ins Büro. Diese neue Anforderungen haben in vielen Unternehmen ein Umdenken angestoßen und einen Handlungszwang ausgelöst, um Mitarbeitern die Möglichkeit der Arbeit aus dem Home Office überhaupt erst zu ermöglichen. Nicht selten war bis dahin die Arbeit aus dem Home Office nur in Ausnahmefällen gestattet. Dementsprechend fehlten häufig die technischen Mittel und Dienste in viele Unternehmen sowie bei der Belegschaft zu Hause.
Infolgedessen mussten viele Firmen schnell lernen und Maßnahmen ergreifen, um vielen Mitarbeitern gleichzeitig die längerfristige produktive Arbeit aus dem Home Office überhaupt erst zu ermöglichen. Unternehmer und IT-Abteilungen mussten schnell handeln, um Mitarbeiter ins Home Office zu schicken und den Betrieb so aufrecht erhalten zu können. Viele IT-Infrastrukturen war dafür nicht vorbereitet. Häufig waren die erforderlichen Ressourcen nicht vorhanden oder konnten nicht in der benötigten Zeit nach oben skaliert werden.
Die Lösung hieß daher vielerorts Microsoft Teams. Denn eben jenes ermöglicht, dass Mitarbeiter/ innen modern und digital zusammenarbeiten können, z. B. durch Chatten, Einwahl- und Videokonferenzen, gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten, Teilen von Dokumenten, Aufgaben- und Projekt-Management, Festnetz-Telefonie und vieles mehr. Damit wird Mitarbeiter/ innen mit verschiedenen Geräten, wie beispielsweise PC, Mac, iOS oder Android, die Chance eröffnet sicher und ortsunabhängig kommunizieren und zusammenarbeiten zu können.
Was bedeutet das konkret?
Das Wachstum und die Nutzung von Diensten aus der Microsoft Cloud hat die letzten Monate sehr rasant zugenommen, vor allem aber Microsoft Teams. Noch vor knapp einem Jahr waren circa 20 Millionen Nutzer/ innen täglich auf Microsoft Teams aktiv. Mit COVID-19 stieg die Zahl im März auf circa 44 Millionen täglich aktive Teams Nutzer/innen, im Sommer 2020 auf 75 Millionen. Heute sind es mittlerweile mehr als 115 Millionen Nutzer/ innen, die jeden Tag mit Microsoft Teams arbeiten.
Für viele dieser 115 Millionen Nutzer/innen gehört für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auch die Kommunikation auf der Ton-Spur mit dazu. Besonders die eingebundene Telefonie via Microsoft Teams kann hier einen Mehrwert bieten.
Wie kann ich mit Teams auch telefonieren?
Um Telefonie (Festnetz-Telefonie) in Teams für Anwender/ innen zu konfigurieren und einzubinden gibt es grundsätzlich zwei Optionen. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Optionen. Die erste Option ist Teams Direct Routing über einen zertifizierten SBC (Session Border Controller) und einem SIP Trunk zu verbinden. Die zweite Option ist Teams mit Anrufplänen. Damit wandert der komplette Festnetz-Anschluss zu Microsoft in die Cloud. Onpremise oder auf Azure wird weiterhin nichts mehr benötigt, was für die Telefonie erforderlich ist. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung und Einbindung beider Varianten, damit auch Sie Telefonie in Microsoft Teams nutzen können.
Wie manage ich Teams Telefonie?
Die meisten Einstellungen können zentral im Teams Admin Center (Web) konfiguriert werden, z. B. Rufnummern zuweisen, Benutzer Management und Reporting. Anwender/ innen können viele Einstellungen im Teams Client selbst vornehmen können wie z. B. Anrufweiterleitungen und Anrufgruppen. Somit muss nicht alles zentral eingestellt werden. Der Vorteil: Die IT wird dadurch stark entlastet. Ihre IT Administratoren/ innen können sich somit auf andere wichtige und komplexere Aufgaben konzentrieren.
Welche weiteren Vorteile bietet die Teams Telefonie noch?
Mit Telefonie in Microsoft Teams haben Anwender/ innen einen persönlichen Anrufbeantworter mit Transkript, so dass nicht nur die Sprachnachricht angehört, sondern auch der Text dazu durchgelesen werden kann. Die Sprachaufzeichnung des Anrufbeantworters wird somit von Sprache in Text umgewandelt. Darüber hinaus können auch Hotlines zentrale eingerichtet und verwaltet werden. Beispielsweise kann so gewährleistet werden, dass es während der Geschäftszeiten bei wichtigen Rufnummern bei mehreren Anwender/ innen klingelt, jedoch außerhalb der Geschäftszeiten einen entsprechende Ansage wiedergegeben wird.
Welche Bereitstellungsoption ist für mich die richtige?
Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Beispielsweise kann Teams Telefonie teilweise sogar bereits in Ihrem Microsoft 365 Lizenzpaket enthalten sein. Da wir unterschiedlichste Services anbieten, empfehlen wir zunächst einen Teams Telefonie Workshop, um für Sie einen passenden Dienst auszuwählen. Gerne beraten wir Sie bei der Findung der geeigneten Bereitstellungs-Option für Telefonie mit Teams.