Feiertage für Teams Auto Attendants setzen

Das Jahr neigt sich dem Ende zu und die Feiertage stehen vor der Tür. Wir möchten Sie (Teams Telefonie Administratoren) daran erinnern, dass Sie Ihre Feiertage und Ruhetage für Teams Hotlines (Auto Attendants und Call Queues) überprüfen sollten. Sie sollten sicherstellt, dass die Regeln für Feiertage gesetzt sind. So können Sie vermeiden, dass Ihre Anrufer in leeren Warteschleifen landen oder falsch weitergeleitet werden.

Im Teams Admin Center können unter VoIP über den Bereich Urlaub (Holidays) Feiertage, Ruhetage oder Schließtage hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Diese sind dann im Tenant für alle Teams Telefonzentralen (Auto Attendants) verfügbar. Call Queues (Anrufwarteschlangen) besitzen die Funktionalität nicht.

Tipp: Ich stelle mir für diese Aufgabe eine Erinnerung auf Mitte Dezember ein, so dass ich daran denke für das Folgejahr die Termine einzutragen.

Im nächsten Schritt gebe ich dem Urlaubsobjekt einen Namen, z. B. Weihnachten-Neujahr-2023-24.

Ein Eintrag kann für eine Dauer ab 15 Minuten erstellt werden und innerhalb eines Urlaubsobjekts können mehrere Daten eingetragen werden.

Wie ein Urlaubsobjekt befüllt wird, also mit welchen Daten, hängt davon ab in welchen Teams Hotlines es benötigt und verknüpft werden soll. Sie können beispielsweise für ein ganzes Kalenderjahr alle Feiertage eintragen, an denen die Teams Hotline nicht erreichbar sein wird.

Dabei ist es wichtig, dass die Regeln bzw. Feiertage (ich nenne es Urlaubsobjekt) im jeweiligen Teams Auto Attendant (Anrufzentrale) zu verknüpfen sind. Dort können Sie dann eine Aktion, z. B. Abspielen einer Ansage definieren.

In den meisten Fällen sind Teams Hotlines so konfiguriert, dass Anrufe über einen Auto Attendant eingehen. Daher benötigen Sie das erstellte Urlaubsobjekt nur in einem Auto Attendant.

Im Teams Admin Center im Bereich VoIP und Automatische Telefonzentrale (Auto Attendants) gelangen Sie zu Ihren Auto Attendants bzw. automatischen Telefonzentralen.

In diesem Bereich können Sie den jeweiligen Auto Attendant öffnen, um auf der Konfigurationsseite „Anrufeinstellungen für Feiertage“ das benötige oder die benötigten Urlaubsobjekte hinzufügen, die Sie zuvor erstellt haben.

Mit dem Hinzufügen kann auch eine Aktion definiert werden. Als erstes muss die Regel für den Feiertag des Auto Attendants einen Namen erhalten. Ich verwende häufig den gleichen Namen, wie im zuvor angelegten Urlaubsobjekt. Im nachstehenden Bespiel verwende ich einen anderen Namen, um den Unterschied aufzuzeigen. Im zweiten Schritt muss das zuvor erstelle Urlaubsobjekt verbunden werden, gefolgt von der Einstellung der Begrüßung und Aktion.

Sie können für Feiertage beispielsweise eine festliche Ansage eintragen, die den Anrufer informiert und anschließend den Anruf mit einem Gruß beendet.

Abschließend wird die Anrufeinstellung und auch die Einstellung im Auto Attendant mit jeweils einem Klick auf Speichern gesichert. Für weitere Auto Attendants ist die Aufgabe zu wiederholen, je nach Bedarf.

Wenn Sie Fragen oder Probleme haben, können Sie sich gerne an unseren abtis Support wenden.