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Mitarbeitende

300

Standorte

8

Award

BIM Champion 2022

Arbeitswelten mit Zukunfts-Gen

Wechsel von klassischer On-Premises- zu moderner Cloud-Infrastruktur

Mit einem Team von 300 Mitarbeitenden, davon circa zwei Drittel aus Architektur und Ingenieurwissenschaften, an acht Standorten bundesweit, ist Vollack Spezialist für die methodische Planung, den Bau sowie für die Revitalisierung nachhaltiger, energieeffizienter Gebäude im Bereich Büro, Industrie, Gesundheit. Je nach Kundenwunsch übernimmt Vollack die Generalplanung und Projektsteuerung, die schlüsselfertige Ausführung oder realisiert individuelle Mietflächen für Unternehmen, die nicht selbst investieren möchten.

Zukunftsweisende Modernisierung der IT-Infrastruktur

Für seine Kundinnen und Kunden entwirft Vollack Arbeitswelten mit Zukunfts Gen, die Menschen ermutigen, Möglichkeiten eröffnen und Erfolg beschleunigen sollen. Mit einer klassischen On-Prem-Landschaft zeichnete die IT des Unternehmens in der Vergangenheit noch das Bild standortfokussierter Prozesse: Das Gros der administrativen Arbeiten wurde im Büro erledigt. Als zukunftsorientiertes Unternehmen beschleunigte Vollack die Weiterentwicklung hin zur insgesamt standortunabhängigen, mobilen Arbeitswelt, die ein flexibles Arbeiten von überall ermöglicht – im Büro, auf der Baustelle, unterwegs oder im Home-Office.

„Flexibilität und kollaboratives Arbeiten gehören zu unseren Kernthemen und sollen sich auch in unserer IT-Landschaft widerspiegeln. Der Anspruch, dass es möglich sein muss, Daten gerade auch auf der Baustelle uneingeschränkt abzurufen und unmittelbar mit anderen Projektbeteiligten zu teilen, wurde zum Leitgedanken für die Modernisierung unserer IT.“

Markus Walter, IT-Systemengineer bei Vollack

Mobilität und Sicherheit im Fokus

Höchste Priorität bei der Modernisierung der IT-Landschaft hatte für Vollack das Thema Mobilität: ortsunabhängiges Arbeiten bei vollständiger Verfügbarkeit und Aktualität sämtlicher Daten. Gleichzeitig sollten diese Daten in der Cloud vollumfänglich geschützt sein. Eine der größten Herausforderungen, die mobiles Arbeiten in Puncto Planung und Bauausführung in der Vergangenheit ausgeschlossen hatte, lag in der Nutzung der CAD-Software ALLPLAN, mit der die Mitarbeitenden aus Architektur und Ingenieurwesen nahezu täglich arbeiten, die allerdings auch enorme technische Anforderungen und Rechenpower benötigt. Dabei galt auch hier die Prämisse einwandfreier Funktionsfähigkeit – ein Arbeiten mit Latenzen war keine Option. Zunächst stand jedoch das Thema Hardwarereduktion im Vordergrund: Vollack wollte sein Rechenzentrum um etwa 30 Prozent verkleinern, um damit nicht nur Kosten für neue Hardware, sondern auch für deren Wartung und Energie zu reduzieren. Außerdem sollte die IT-Abteilung von Wartungsarbeiten befreit werden, um sich auf wertschöpfende Projekte konzentrieren zu können. Auch bei der Buchung von Lizenzen wollte das Unternehmen flexibler werden. Im Projektverlauf kam zudem der Wunsch nach einer Ablösung der klassischen lokalen Telefonie durch eine Microsoft Teams Telefonie auf sowie nach der Nutzung von Teams als Plattform für die Zusammenarbeit aller – auch externen – Projektbeteiligten, die den unkomplizierten Austausch von Dateien ermöglicht.

Microsoft Teams als Universaltool für Zusammenarbeit und Telefonie

Die eigentliche Umstellung der IT-Infrastruktur begann zunächst mit der Einführung von Office 365 on-premises. Nach und nach öffnete sich Vollack im Projektverlauf jedoch zunehmend in Richtung Cloud und der Möglichkeiten, die sich dadurch bieten. Exchange und Outlook werden jetzt hybrid betrieben, außerdem nutzt das Unternehmen SharePoint sehr intensiv, OneDrive und natürlich Microsoft Teams. Teams hat sich für Vollack zum zentralen Werkzeug entwickelt: Die klassische Telefonanlage wurde an den meisten Standorten inzwischen durch Microsoft Teams Telefonie abgelöst. Damit ist jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter jederzeit über die Büronummer erreichbar – egal, wo sie oder er sich gerade befindet. Außerdem dient das Tool als Projektportal, in dem sich alle Projektbeteiligten – seitens Vollack sowie bauherren-, nachunternehmer- oder geschäftspartnerseitig – treffen, besprechen und Dateien austauschen können.

„Wir haben bei Vollack eine Transformation zur Cloud begonnen und uns sehr stark weiterentwickelt. Heute spiegelt die IT unseren Anspruch an moderne Arbeitswelten wider. abtis war dabei der perfekte Partner, mit dem wir gemeinsam Ideen entwickeln und umsetzen konnten.“

Markus Walter, IT-Systemengineer bei Vollack

CAD-Lösung auch im Home-Office und unterwegs ohne Nachteile nutzbar

Die Herausforderung CAD-Software wurde über eine Azure-Virtual-Desktop-Umgebung gelöst: mit einem Terminalserver und Clients in der Cloud ist es über die virtuelle Umgebung jetzt möglich, auf der Baustelle oder zu Hause ALLPLAN zu nutzen und ohne Latenzprobleme zu arbeiten. Damit haben Vollack und abtis hier gemeinsam einen vollkommen neuen Weg eingeschlagen und eine innovative Lösung für diese Herausforderung gefunden, die in der Branche bereits viel Interesse und Anerkennung erfährt. Über Direct Access und Always-On-VPN haben die Mitarbeitenden immer und überall remote Zugriff auf alle On-Prem-Laufwerke, -Themen und -Dateien, die sie für ihre Arbeit benötigen. Sämtliche Daten werden dabei über eine Multi-Faktor-Authentifizierung und weitere Sicherheitsmechanismen bestmöglich geschützt. All diese Maßnahmen machten es möglich, dass rund 80 bis 90 Prozent der Beschäftigten von Vollack selbst im Corona-Lockdown aus dem Home-Office nahtlos an ihren Projekten weiterarbeiten konnten.

abtis Managed Services sorgen für jederzeit aktuelle Sicherheitsstandards

Insbesondere im Bereich Security greift Vollack auf die Kapazitäten und das Know-how von abtis in Form von Managed Services zurück. Damit ist sichergestellt, dass die Unternehmensdaten von Vollack immer datenschutzkonform mit modernsten Sicherheitstechnologien nach neuestem Stand der Technik geschützt sind. Über Mobile Device Security lassen sich Berechtigungen rasch und unkompliziert vergeben und wieder nehmen. Windows AutoPilot als Bestandteil des Mobile Device Management mit Microsoft Intune vereinfacht die Einrichtung und Konfiguration sowie die Verwaltung von Firmengeräten und -anwendungen enorm – auch außerhalb eines Unternehmensstandortes. Die Updateverwaltung von Azure ermöglicht die Verwaltung und das automatische Durchführen von Updates und Patches für sämtliche Geräte des Unternehmens. Eine deutliche Entlastung für die IT-Abteilung. Auch die Überwachung aller Systeme, Geräte und Anwendungen ist dank PRTG Monitor ein Kinderspiel. Mit der Umstellung auf eine E3-Lizenz konnte Vollack darüber hinaus vollständige Flexibilität bei der Verwaltung von Lizenzen erreichen.

Spürbare Veränderung der Rolle von IT im Unternehmen

Die IT-Landschaft bei Vollack hat sich durch dieses Projekt vollkommen gewandelt: Bedeutete das Mängelmanagement auf der Baustelle in der Vergangenheit vor allem den Umgang mit einer Menge Papier, das im Büro ausgedruckt oder kopiert und anschließend an die zuständigen Personen verteilt wurde, geht der Projektleiter heute über die Baustelle, kann Fotos mit dem Handy erstellen und direkt im entsprechenden Teams-Kanal in der Cloud mit allen Projektbeteiligten teilen. Die IT ist inzwischen nicht mehr nur Service Enabler, sondern flankiert viele Fachabteilungen in der Ideenfindung und weiß, wo der Bedarf liegt. Die Beschäftigten spüren die Vorteile, die ihnen die neue Arbeitswelt beschert und profitieren von Zeitersparnis und dem Zugewinn an Mobilität. Mit einer modernen IT-Infrastruktur ist Vollack auch in diesem Bereich für die Zukunft gerüstet.

Referenz Download Vollack Gruppe GmbH & Co. KG

Success Story Download

Die ausführliche Success Story "Arbeitswelten mit Zukunfts-Gen" finden Sie hier:

Download Success Story (PDF)