Eine individuelle Strategie schafft den maximalen Nutzen

Durch die Bereitstellung neuer Möglichkeiten wollte die IT den Fachabteilungen deutlich mehr Freiräume schaffen und ihnen gleichzeitig mehr Verantwortung für eine optimale Ausgestaltung ihrer Prozesse übertragen. Erstens sollte ein Framework aus verbindlichen Regeln, Prozessen, Tools und bewährten Best Practices erstellt werden, das den Freiraum für die Fachabteilungen aufspannt und Leitplanken fixiert, die einheitliche Standards und Qualitätsmerkmale insbesondere mit Blick auf Effizienz und Sicherheit durchsetzen. Dazu wünschte sich Föhl eine Beratung, die basierend auf einer tiefen technischen und fachlichen Kenntnis der Produkte, die realen Nutzungsmöglichkeiten in der Praxis mit den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten bei Föhl abgleicht und eine individuelle Strategie zur Einführung und Nutzung von Microsoft 365 erstellt. Zweitens musste die Umsetzung dieser Strategie so gestaltet werden, dass alle Führungskräfte und Mitarbeiter:innen sich einbringen können und Nutzen und Vorteile schnell erleben können. Dazu waren dedizierte Maßnahmen zur kontinuierlichen Weiterbildung und zum Change Management gefordert.

Fundierte Beratung, konkrete Verbesserungen und Adoption & Change als Schlüssel zum Erfolg

Für die Strategieentwicklung zum Modern Workplace wurde ein interdisziplinäres Team bestehend aus der Geschäftsführung, Abteilungsleitung und Mitarbeiter:innen gegründet. In einer Folge von Workshops wurden dem Team die Möglichkeiten der neuen Plattform aufgezeigt, anschließend mit dem konkreten Bedarf bei Föhl abgeglichen und Prioritäten und Richtlinien formuliert. Dabei lag der Fokus vor allem auf einer Steigerung der Effizienz. Die Umsetzung konkreter Prozessverbesserungen macht den Erfolg und Nutzen greifbar und motiviert zu eigenen Projekten. Die Führungskräfte wurden zu Vorbildern in der Adaption der neuen Techniken: Der Führungskreis war das erste Team auf Microsoft Teams. So wurde die neue Art zu arbeiten konsequent demonstriert und der Ball kam schnell ins Rollen. Bald waren die Teams-Apps Planner und ToDo weit verbreitet. Die Kommunikation ist heute über Teams viel direkter und effizienter, was sich auch in einem deutlich verringerten internen E-Mail-Aufkommen niederschlägt. Ein wesentlicher Erfolgsbaustein war die Etablierung sogenannter Digi-Scouts, die – von abtis speziell für diese Aufgabe ausgebildet – ihren Kolleginnen und Kollegen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Als weitere Unterstützungsmaßnahme für den Wandel wurde eine Academy (Föhl Akademie) geschaffen, die allen Beschäftigten offensteht und online viele kurzweilige Lernsequenzen zum Arbeiten in der neuen Welt bereitstellt. Dieses Angebot basiert auf Learning-as-a-Service von abtis und Microsoft und wurde speziell für Föhl angepasst.

Zurück