Häufig treffen wir bei Migrationen von älteren Exchange-Versionen auf Öffentliche Ordner die für völlig andere Zwecke verwendet werden, als eigentlich angedacht.

 

Übliche Verwendungszwecke

Der Zweck der Öffentlichen Ordner ist zunächst gemeinsame Daten für viele Benutzer zur Verfügung zu stellen. Häufig verwendete Beispiele hierfür sind ein allgemeiner Urlaubskalender oder ein Feiertagskalender in Grenzgebieten, wo verschiedene Feiertage beachtet werden müssen.

Vorteil der Öffentlichen Ordner:  Sie ermöglichen eine feine Abstufung der Berechtigungen mit 8 „Standard“-Berechtigungsstufen und die Möglichkeit eigener Berechtigungskombinationen.

Nachteil der Öffentlichen Ordner: In der Realität werden faktisch immer zu viele/zu hohe Berechtigungen vergeben. Dies führt meistens zu einem kräftigen Wildwuchs an Ordnern, die anfangs angelegt werden, am Ende jedoch nur noch einen Datenfriedhof bilden.

 

Problematische Verwendungszwecke

Außerdem werden häufig Zeitbuchungen für Räume oder Poolfahrzeuge über Öffentliche Kalenderordner abgebildet. Andere Öffentliche Ordner sind E-Mail-Aktiviert und werden verwendet um allgemeine E-Mail-Adressen wie „info@“ abzubilden. Dies geschah – historisch betrachtet – auch stellenweise aus Kostengründen, denn für Öffentliche Ordner entstanden keine Extra-Kosten.

Problematisch ist dies im allgemeinen aufgrund der Berechtigungen die vergeben werden müssen um die Funktionalität abzubilden. Zudem müssen Benutzer welche die Ordner entsprechend nutzen möchten, diese zunächst im Outlook hinzufügen.

 

Alternativen

Gerade für solche Szenarien stehen jedoch seit geraumer Zeit Alternativen zur Verfügung, von denen einige in dieser Artikelreihe näher aufgezeigt werden sollen. Für diese Alternativen entstehen ebenfalls keine zusätzlichen Lizenzkosten – die Verwendung ist in den Lizenzen für die „normalen“ Benutzer inbegriffen.

Folgende Alternativen werden in dieser Artikelreihe vorgestellt:

  • Raum- und Equipment-Postfächer (Ressourcenpostfächer) Teil2
  • Shared Mailboxen (Teil 3)
  • Adresslisten (Teil 4)

 

Redakt.: Olaf Rohleder