Raum- oder Ressourcenpostfächer sind optimal geeignet um Ressourcen abzubilden die gebucht werden können. Beispiele hierfür sind Konferenz- oder Schulungsräume für Raumpostfächer; aber auch Poolfahrzeuge oder technische Geräte wie Beamer. Hierfür kann man Regeln definieren (z.B.: Wer darf buchen, Wie weit im Voraus kann man buchen, Wie lang darf eine Buchung sein?) und jemanden benennen der dafür zuständig ist die Entscheidung über die Buchungen zu treffen und auch Konflikte aufzulösen.

Bei Ressourcenpostfächern ist das Spektrum der Möglichkeiten vielfältig – von „Jeder darf buchen – First come, first serve“ bis hin zu „Jede Buchung ist zustimmungspflichtig“ kann alles realisiert werden. Hierbei kann man derartige Postfächer durchaus auch kreativ nutzen, um ungewöhnliche Anforderungen abzubilden.

 

Kurzüberblick: Ressourcenmailbox konfigurieren

Zunächst muss man sich am Exchange Admin Center anmelden. Dort gibt es im Bereich „Empfänger“ den Reiter „Ressourcen“ – wie Sie sehen, gibt es hier bereits einen Besprechungsraum. Die im folgenden gezeigten Schritte gelten für alle Ressourcenpostfächer.

 

Ressourcenpostfach: Grundkonfiguration

Ein Raumpostfach hat zwei wichtige Bereiche: zunächst die Buchungsoptionen:

 

Hier werden Grundeinstellungen getroffen, die die Buchungen betreffen – die Möglichkeiten hier sind ziemlich klar. Ein Tipp: Setzen Sie hier die maximale Buchungsvorlaufzeit nicht zu hoch! Aus Erfahrung heraus empfehle ich einen Maximalwert von 365 Tagen, man ist selten in der Lage mehr als 1 Jahr sinnvoll zu buchen.

 

Bei den „Stellvertretungen für Buchungen“ kann nun entschieden werden wie eine Buchungseinladung behandelt wird. „Buchungsanfragen automatisch annehmen oder ablehnen“ – dies ist die „vollautomatische“ Buchung nach dem Prinzip „First come, First Serve“.

„Stellvertretungen auswählen, die Buchungsanfragen annehmen oder ablehnen können“ – hier wird für jede Buchung eine Anfrage an die in „Stellvertretungen“ eingetragenen Benutzer erstellt. Erst wenn dieser die Buchung bestätigt, ist der Termin gültig.  Mit der „Benutzerdefinierten Einstellung“ können noch differenziertere Einstellungen getroffen werden, wie es im folgenden noch gezeigt wird.

 

Ressourcenpostfach: Erweiterte Konfiguration

In der rechten oberen Ecke des Admincenters sehen Sie den Benutzer mit dem Sie angemeldet sind. Beim Klicken auf die mit dem Pfeil markierte Fläche klappt ein kleines Menü aus. Hier auf „Anderer Benutzer…“ klicken. Es öffnet sich ein Suchfeld – hier nach dem Raum suchen, auswählen und „OK“ klicken.

 

Es öffnen sich die Einstellungen der Ressourcenmailbox. Dies ist dann auch sehr schnell an einer Kopfzeile zu erkennen:

 

Zumindest beim ersten Zugriff sollte unter „Einstellungen – Regional“ geprüft werden ob die richtige Sprache, Datumsformat und Zeitzone eingestellt ist.

 

Auch im Kalender kann man noch einstellen an welchen Tagen man arbeitet etc… Unter „Ressource“ schließlich gibt es nochmals die Planungsoptionen und die Planungsberechtigungen  – dies sind die „Benutzerdefinierten Einstellungen“ die oben bereits angesprochen wurden. Hier kann nun differenzierter eingestellt werden wer, eine Ressource automatisch oder zustimmungspflichtig buchen kann.

 

Hier können für unterschiedliche Gruppen unterschiedliche Berechtigungen eingestellt werden.

Die Erste Option entspricht wieder dem Prinzip „First Come, First Serve“, Benutzer denen die zweite Option zugewiesen wurde, müssen immer eine Anfrage schicken, über die die Stellvertretung entscheidet.
Benutzer mit der dritten Option können automatisch buchen, solange die Ressource frei ist. Falls ein Konflikt auftritt, wird automatisch eine Anfrage an die Stellvertretung des Ressourcenpostfachs geschickt – dieser hat dann die letzte Entscheidung. Wenn die Einstellungen gespeichert wurden kann das Einstellungsfenster geschlossen werden, und die Konfiguration ist beendet.

 

Redakt.: Olaf Rohleder