Digitalisierung ist in aller Munde und dennoch wirft sie viele Fragen auf, die es zu bewältigen gilt. Worin bestehen derzeit die größten Chancen und Herausforderungen? Welche Themen haben Priorität? Wie werden meine Prozesse digital? Wir haben bei unserem Head of Business Consulting Dennis Tenzer nachgefragt.

Seit kurzem verstärkst Du das Team abtis als Head of Business Consulting. Möchtest du dich kurz vorstellen?

Ich bin Dennis Tenzer und eigentlich ausgebildeter Kommunikationsdesigner, aber die Arbeit mit Menschen und deren Erwartungen gegenüber digitalen Plattformen hat mich schon länger in ihren Bann gezogen. Zu Beginn noch an der Anpassung von SharePoint Intranets beteiligt, habe ich zuletzt als Geschäftsführender Gesellschafter bei einem Microsoft Gold-Partner mit starkem Fokus auf Lösungen im Umfeld von Microsoft Cloud Plattformen, arbeiten dürfen. Dort habe ich mich vornehmlich mit Einführungen von Produkten und Prozessen in den Bereichen Microsoft 365, SharePoint und Dynamics 365 beschäftigt.

Digitalisierung und die damit verbundene Transformation stehen gerade bei vielen Unternehmen auf der Agenda. In welchen Bereichen siehst du den aktuellen Fokus? Welche Themen sollten im Moment besonders vorangetrieben werden?

Meiner Ansicht nach können und sollten die Bestrebungen hinsichtlich der digitalen Transformation durch die Prozessautomatisierung während der Digitalisierung gestärkt und beschleunigt werden. Das Unternehmen wird in die Lage versetzt in digitalen Strukturen zu denken und entsprechend zu handeln. Die Zusammenarbeit wird gefördert und prozessuale Schnittstellen in der Kommunikation eröffnen schnellere Ergebnisse. Beschäftigt sich ein Unternehmen mit der Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise, und damit später auch mit digitalen Geschäftsfeldern, offenbart dies nicht selten auch die Prozesse im Unternehmen, die nicht „rund“ laufen. Schafft es ein Unternehmen dabei, auf diese Umstände kreativ und effektiv zu reagieren, stellt es sich besser am Markt auf. So kann die Digitalisierung von Prozessen bei der strategischen Digitalisierung des Unternehmens unterstützen.
Sind anderseits vielleicht schon neue, digitale Geschäftsmodelle geplant, bauen Unternehmen diese bestenfalls vorrangig auf digitalen Unterstützungsprozessen auf. Die Digitalisierung ist also Bestandteil der digitalen Transformation.

Stichwort Prozessdigitalisierung – Welche Chancen und Herausforderungen kommen hier auf die Unternehmen zu? Wie können diese gemeistert werden?

Geschäftsprozesse sind keine rein technischen Probleme, sondern Management-Herausforderungen. Sie sind zugleich die Basis für die Zukunftssicherheit eines Unternehmens. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen birgt dabei viele potenzielle Mehrwerte, vorrangig in den Bereichen Produktivität und Geschwindigkeit, aber auch die Qualität der Resultate lässt sich steigern. Das gilt besonders, wenn wir komplexe Prozesse automatisieren und dabei Informationssilos abbauen.
Typisch für die Digitalisierung ist ihre Veränderlichkeit. Durch neue Technologien und Anforderungen ändern sich viele Prozesse kontinuierlich. Wir helfen unseren Kunden daher innerhalb Ihrer Digitalisierungsstrategie so flexibel wie möglich zu bleiben. Starten Unternehmen mit größeren Prozessen, sind die definierten Abläufe oftmals schon nicht mehr aktuell, wenn diese den Anwendern präsentiert werden. Hier hilft es Prioritäten festzulegen und überschaubare Geschäftsprozesse nach und nach umzusetzen. Eine rasche Implementierung, sowie kontinuierliche Überarbeitung kann dabei z.B. durch Low-Code oder No-Code Lösungen erarbeitet werden. Diese Art der Entwicklung kann auch durch sogenannte „Citizen-Developer“ auf Seite unserer Kunden erbracht werden. Hier leisten wir durch Schulungen, und gemeinsame Arbeit in Projektteams, einen entsprechenden Beitrag.

Wo können Unternehmen anfangen?

Unternehmen können bereits vor einem Digitalisierungsprojekt mit den vorhandenen Prozessen starten. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie vorhandene Strukturen und Arbeitsweisen dokumentieren. So lassen sich erste ehrliche Erkenntnisse über die Abläufe im Unternehmen erarbeiten und ebnen den Weg für schlanke, digitale Prozesse, über deren Einführung sich die Anwender freuen.
Bei der abtis schauen wir dabei immer auf die Benutzererfahrung unserer Lösungen. Erst die daraus resultierende Adaption der Anwender ermöglicht nachhaltig effizientes Arbeiten. Neben der Konzeption ist auch die Art der Einführung neuer Prozesse und Plattformen im Unternehmen wichtig. Unterschätzen Sie die verbundene Veränderung für Ihre Kollegen nicht und setzen Sie sich mit deren Herausforderungen auseinander. Es muss nicht immer gleich ein externer Change-Berater hinzugezogen werden, aber eine strukturierte und geplante Einführung am Arbeitsplatz ist  ratsam – auch hier unterstützen wir gerne.

Wie wichtig ist dabei die Unternehmenskenntnis?

Natürlich liegen jeder Konzeption von digitalen Prozessen die Kenntnisse über das Unternehmen zu Grunde, und daher ist Zusammenarbeit für uns ein wichtiger Baustein der Digitalisierung. Gemeinsam mit der IT und den Fachabteilungen unserer Kunden identifizieren wir mögliche Einführungsszenarien, sowie damit verbundene operative Engpässe und messen schließlich den Prozess-Output bzw. die Zielerreichung. An der Digitalisierung und Automatisierung durch Software-Plattformen führt dabei kein Weg vorbei, denn alle Stakeholder im Unternehmen müssen sich daran beteiligen können. Wir stellen solche Lösungen bereit oder führen diese in den Unternehmen ein. Damit ist oft schon der erste Schritt in die Digitalisierung gemacht.

Du bist Sprecher auf den kommenden Microsoft Cloud Value Briefings. Dort wirst Du über verschiedene Punkte der Digitalisierung und Prozessdigitalisierung berichten. Welche Inhalte sind Dir persönlich wichtig?

Darauf freue ich mich schon sehr. Die für mich wichtigsten Punkte sind: Kollaboration, Konnektivität, Benutzererfahrung, Unternehmenskenntnis und die Implementierung von NoCode-Lösungen.
Wir werden ausführlich darauf eingehen, wie die richtigen Projekte für den Start in die Digitalisierungsstrategie aussehen können, wie unsere Kunden diese Prozesse identifizieren und wo diese in Unternehmen vorrangig zu finden sind. Zudem, welche Bestandteile in diesen Projekten sichergestellt sein sollten, aber oftmals vernachlässigt werden. Darüber hinaus gebe ich Beispiele für erfolgreiche Projekte und Themenbereiche, denn Inspiration und Motivation treiben meiner Meinung nach Veränderung an. Microsoft wird uns die aktuellen Technologien näherbringen, die wir für die Digitalisierung nutzen können. Gemeinsam  zeichnen wir also ein fundiertes Bild einer erreichbaren, digitalen Prozess-Zukunft – und unsere Kunden können dabei sicher viel Neues mitnehmen.