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Hybrid Work mit Microsoft Teams Raumsystemen

Erik Kleefeldt / 13. Oktober 2021

In der modernen Arbeitswelt können Anwender sowohl im Büro als auch aus der Ferne arbeiten. Mit der richtigen Ausstattung und Anbindung spielt es prinzipiell keine Rolle, wo ein Büro-Mitarbeiter arbeitet. Bestimmte Aufgaben und Berufe können zwar nicht vollends aus der Ferne ausgeführt werden, wie beispielsweise in der Fertigung oder Logistik. Dennoch gibt es in vielen Unternehmen mittlerweile die Möglichkeit, dass bestimmte Gruppen von Anwendern flexibler und ortsungebunden arbeiten können. Bei abtis ist dies schon sehr lange der Fall. Bereits vor Corona war es problemlos möglich aus der Ferne zu arbeiten. Mit Anbeginn der Pandemie hat sich der Trend zu Home-Office, Fernarbeit und Hybrid Work gefestigt und gezeigt, dass das Model bei abtis sehr gut funktioniert.

Wie sieht das abtis Hybrid Work Setup grundsätzlich aus?

abtis setzt Microsoft 365 und Teams als Hub für die Zusammenarbeit ein. Damit können kurz gesagt Chat, Zusammenarbeit in Teams, Besprechungen, Telefonie (Telefonie von/ins Festnetz/Mobilfunknetz) und viele weitere Tätigkeiten mit Microsoft Teams verwendet werden. Zum Nachlesen für Mitarbeiter, aufgrund der hohen Geschwindigkeit von Neuerungen seitens Microsoft 365, setzt abtis eine eigene Leitfaden-App und Erklärvideos ein, die den schnellen und stetigen Wandel unterstützen.

Was ist das Hybrid Work Setup für Mitarbeiter?

Alle Mitarbeiter haben mobile Endgeräte (Notebooks, Smartphones) und dafür das richtige Zubehör, um im Büro, unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten zu können. Dabei ist es vor allem für Microsoft Teams wichtig, zertifiziertes Zubehör (Headset, Webcam,…) zu nutzen. Das sind bei abtis unter anderem Headsets, die der Headset-Hersteller und Microsoft zur Verwendung mit Microsoft Teams geprüft, als gut befunden und daher für diesen Einsatz zertifiziert haben. Warum ist das wichtig? Zertifizierte Geräte sind wichtig, weil andere Geräte so nicht geprüft wurden und diese für den Einsatz mit Microsoft Teams eventuell ungeeignet sind. Die Geräte könnten nicht die beabsichtigte Qualität liefern oder nicht zuverlässig und stabil funktionieren.

Was ist das Hybrid Work Setup für Räume?

abtis hat verschiedene Räume an den verschiedene Standorten, z. B. Einzel-Büros, kleine Team-Büros, Großraum-Büros, kleine, mittlere und große Besprechungsräume. Dabei gibt es seit langem weitgehend keine feste Zuordnung mehr, da abtis einer Shared Desk und Clean Desk Richtlinie folgt.

In den Besprechungsräumen bei abtis gibt es ebenfalls verschiedene Endgeräte für die Kommunikation und Zusammenarbeit, die Hybrid Work bzw. vielmehr hybride Besprechungen (Hybrid Meetings) unterstützen. Bei Hybrid Meetings handelt es sich um Besprechungen mit Mitarbeitern, die teilweise in Besprechungsräumen und teilweise aus der Ferne, teilnehmen. Damit dies möglich ist, setzt abtis, je nach Raumgröße und Anforderungsprofil, für den Raum entsprechende Raumsysteme für Microsoft Teams ein. Neben Teams Raumssystemen setzt abtis auch Surface Hubs in bestimmten Räumen ein.

Teams Raumsysteme bestehen in der Regel aus verschiedenen Komponenten, um einen Besprechungsraum zum Online-Besprechungsraum zu befähigen. Diese Komponenten sind i.d.R.:

  • einen Bildschirm
  • eine Videokamera
  • ein oder mehrere Mikrofone
  • ein oder mehrere Lautsprecher
  • ein zentrales System mit der Teams Apps

Auch Teams Raumssysteme müssen seitens Hersteller und Microsoft für diese Verwendung zertifiziert sein.

Installation und Konfiguration eines Teams Raumsystems

Die Installation eines Teams Raumsystems ist nicht allzu komplex, allerdings beansprucht es doch einiges an Zeit, um die gelieferte Hardware auszupacken, zu sortieren, anzuschließen, anzubinden an Teams, zu aktualisieren und zu testen.

Die Konfiguration des Systems erfolgt in erster Linie über das Microsoft Teams Admin Center, vorausgesetzt die Bereitstellung bzw. Anbindung mit einem Raumsystem-Konto, das passend lizenziert sein muss, konnte sich erfolgreich anmelden.

Es gibt Raumsysteme auf Basis von Windows 10 als auch Android. Die Anbindung läuft über Azure AD, Endpoint Manager/Intune und Teams. Das heißt, dass das Azure AD und Endpoint Manager/Intune so eingestellt sein müssen, dass die Geräte verwendet werden können. Das ist insbesondere dann relevant, wenn starke Sicherheitsvorkehrungen und -mechanismen greifen.

Mit dem ersten Aufbau eines Teams Raumsystems sollte nicht zu wenig Zeit eingeplant werden.

Setup eines Yealink VC210

Ich hatte die Gelegenheit ein Android-basiertes Raumsystem von Yealink zu testen und möchte hierzu eine kurze Übersicht geben. Das VC210, es besteht aus den nachstehend abgebildeten Komponenten:

  • Videokamera mit zentralem System inkl. Teams App
  • Lautsprecher und Mikrofon (mit Kabel oder Bluetooth anschließbar)
  • Fernbedienung für das System
  • Kabel (USB, Netzwerk, PoE-Injektor)
  • (Optional, Extra-Zubehör) Wireless Presentation Pod (WPP20) für "Click/press button to share" am Notebook

Das VC210 ist ein kleines, leichtes und kompaktes Teams Raumsystem. Es eignet sich für kleine Besprechungsräume für bis zu ca. 5 Teilnehmern im Raum.

Nachdem alle Komponenten ausgepackt waren, kann die Hardware schnell angeschlossen und in Betrieb genommen werden. Die Videokamera als zentrales System, wo alle Kabel zusammenkommen, kann auf dem Bildschirm angebracht werden. Dafür hat die Videokamera einen passenden Fuß bzw. eine passende Halterung. Sollte dies bei Bildschirmen mit zu flachem Rand zu wacklig sein, kann die Videokamera auch anderweitig befestigt werden, wobei Befestigungsschienen oder Halterungen nicht im Lieferumfang enthalten sind.

Tipp: Beim Setup und ggf. auch danach ist es empfehlenswert über einen USB-Bluetooth-Dongle eine Tastatur und Maus an das zentrale System anzuschließen, um sich am System einfach mit einem Raumsystem-Konto anmelden zu können.

Das Raumsystem-Konto ist in der Regel gleichzeitig das Raumpostfach, sodass dieses von Mitarbeitern über Outlook einfach gebucht werden kann. Damit werden Raumbuchungen auch auf dem Bildschirm angezeigt, wenn vorhanden. Und mit der Fernbedienung, dem Lautsprecher oder der Tastatur/Maus ist es möglich ein Teams ad hoc Meeting zu starten oder an einem geplanten Teams Meeting teilzunehmen.

Das Gerät ist normalerweise wenige Minuten nach der Inbetriebnahme und erfolgreicher Anmeldung mit dem Teams-Raumsystem-Konto im Teams Admin Center im Bereich für Team Rooms on Android zu finden. Damit werden weitere Konfigurationen, Aktionen (Remote Neustart, Update, …) und Informationen möglich bzw. sichtbar.

Setup eines Yealink MVC800

Neben dem VC210 hatte ich auch noch die Gelegenheit ein Windows-basiertes Raumsystem von Yealink zu testen und möchte hierzu ebenfalls eine kurze Übersicht geben. Das MVC800, es besteht aus den nachstehend abgebildeten Komponenten:

  • 1x große Videokamera (Hub mit mehreren Anschlüssen, 4K, Auto-Zoom/-Fokus …)
  • 2x Lautsprecher und Mikrofonen (kombiniert, in Reihe für größere Räume)
  • Zentrales System mit Teams App auf Basis von Windows 10 (alles wird hieran direkt oder indirekt angeschlossen)
  • Fernbedienung für das System und Ausrichtung der Videokamera (Fokus/Zoom …)
  • Kabel (USB, Netzwerk, PoE-Injektor)
  • (Optional, Extra-Zubehör) Wireless Presentation Pod (WPP20) für "Click/press button to share" am Notebook
  • (Optional, Extra-Zubehör) Content Kamera zur Übertragung und Aufnahme eines analogen (Papier) Flipcharts oder Whiteboards in das Meeting in einen digitales online Whiteboard (Microsoft Whiteboard) zur Zusammenarbeit

Das nachstehende Foto zeigt ein erstmaliges Test-Setup ohne Befestigung, ohne dass die Geräte am bzw. um den Bildschirm angebracht wurden und ohne schöne Verlegung der Kabel. Das ist eine typische Arbeit, die meist nach einem ersten Test, ob die gelieferte Hardware funktioniert, noch zu erledigen ist.

Im nachstehenden Foto ist eine Teams-Besprechung zu sehen mit Video und geteiltem Bildschirm. Im Test teile ich meinen Notebook-Bildschirm mittels Yealink Wireless Presentation Pod (siehe USB-Dongle am Notebook). Dabei ist auf dem Teams-Raumsystem über die Konsole auf dem Tisch die passende Ansicht gewählt, dass auf dem großen Bildschirm sowohl Video (unten) und der geteilte Bildschirm zu sehen ist. Dabei ist das Notebook nicht in der Teams-Besprechung, sondern es wird nur der Bildschirm via Wireless Presentation Pod an das Teams-Raumsystem übertragen, welches das Bild direkt mit Beginn der gestarteten Bildschirmfreigabe in die Team-Besprechung überträgt. D. h. es muss hierfür nicht noch zuvor auf der Teams Raumsystem-Konsole (Konsole auf dem Tisch) das Teilen des Bildschirms oder einer App ausgewählt werden.

Fazit zum Setup und den Tests

Die komplette Hardware auszupacken und zu verkabeln ist nicht sehr kompliziert. Allerdings sollte die Zeit, die es beansprucht alle Komponenten auszupacken, anzuschließen und dies noch schön zu gestalten (nicht wie im dargestellten Test-Setup zu sehen!) eingeplant werden, insbesondere wenn die Hardware zum ersten Mal aufgebaut wird. Die Aktualisierung der Systeme kann auch längere Zeit dauern, da ab Werk nicht das neuste Windows 10/Android/Teams App Version schon auf dem System vorliegt.

Grundsätzlich lassen sich die gezeigten Teams Raumsysteme von Yealink einfach und unkompliziert in Betrieb nehmen. Auch die Qualität und Einfachheit in der Verwendung als Endanwender überzeugt. Als Anwender betrete ich den Besprechungsraum, schalte ggf. noch den Bildschirm ein und drücke im Fall einer geplanten Besprechung lediglich auf der Konsole auf „Teilnehmen“ und es kann losgehen.

Wenn Sie weitere Fragen zu Teams Raumsystemen, deren Lizenzierung, Voraussetzungen, Konfiguration und Verwendung haben, können Sie sich gerne bei uns melden. Wir beraten Sie gerne, welches Teams Raumsystem für Ihre Anforderungen geeignet ist und können Sie auch bedarfsorientiert bei der Installation und Konfiguration eines Team Raumsystems unterstützen.


 

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